"Transporteriez-vous des verres en cristal dans un vieux carton rongé d'humidité? Offririez-vous un cadeau d'anniversaire dans un vulgaire papier d'emballage?" A l'évidence, non. Pourtant, à la lecture du récent ouvrage "Envoyer : Règles à observer et pièges à éviter pour faire un bon usage du mail", force est de constater que l'envoi d'un mail n'est pas si simple qu'il y paraît.

Bien souvent, sans le savoir, nous utilisons à mauvais escient les fonctionnalités de nos boîtes mails ou nous écrivons de manière alambiquée. Des travers qui ont peu de conséquences avec les amis mais qui peuvent très vite avoir des répercussions néfastes dans le monde du travail. C'est pour éviter les incompréhensions et autres grosses bourdes que les auteurs de "Envoyer" ont souhaité faire part avec humour de leur expérience.

Parmi les chapitres les plus utiles de ce guide, celui intitulé "l'anatomie d'un mail". On y trouve notamment les règles essentielles - et souvent transgressées - concernant les différents champs liés aux destinataires: A, Cc (copie carbone), Cci (copie carbone invisible) et Tr (transfert). "Quand vous écrivez à une série de correspondants, pensez que vous divulguez leurs adresses, pas forcément avec leur consentement", rappellent les auteurs. Autrement dit, les listes de diffusion doivent le plus souvent figurer dans le champ Cci, par respect des données privées de vos correspondants. Une règle que de nombreux professionnels oublient !

Un exemple ? On aurait pu écrire ce mail :

De: George W. Bush
A: Saddam Hussein

Auriez-vous l'amabilité de laisser nos inspecteurs en armement pénétrer sur votre territoire?

Mais celui-ci aurait un tout autre poids:

De: George W. Bush
A: Saddam Hussein
Cc: Conseil de sécurité des Nations unies, OTAN, Union européenne, Etat-major des forces armées américaines

Auriez-vous l'amabilité de laisser nos inspecteurs en armement pénétrer sur votre territoire?

Concernant l'objet du courrier électronique, c'est la zone qui est "à la fois la plus importante et la plus négligée. (...) L'objet est un résumé ultra-condensé de votre courriel. Si vous ne parvenez pas à le formuler, il y a de fortes chances que votre message lui-même soit boiteux." Et il faut savoir l'écrire avec mesure. Exemple à éviter:

De: DRH
A: Ensemble du personnel
Objet: Pont du 11 novembre !

La société reste ouverte le lundi 10 novembre. Toute absence sera décomptée de vos congés.

Un point d'exclamation qui pourrait laisser plus d'un salarié perplexe. L'ouvrage récapitule également tout ce qu'il faut savoir sur les formules de politesse, la syntaxe, la ponctuation... Autant de points qu'il ne faut pas négliger, surtout dans le monde professionnel. Et, ne l'oubliez pas, le mail se conserve. Vos écrits laissent des traces. Voyez ce cas extrême d'un mail douteux qui fut cité lors d'un procès civil suite à un décès causé par un cocktail médicamenteux amaigrissant:

"Vais-je passer mon temps jusqu'à la retraite à remplir des chèques pour des obèses tracassés par un ridicule problème pulmonaire?"


"Envoyer-Règles à observer et pièges à éviter pour faire un bon usage du mail"
David Shipley est rédacteur en chef au New York Times.
Will Schwalbe dirige les éditions Hyperion Books.

Editions Pearson
Prix: 16 euros
160 pages